Améliorez votre productivité avec la mise en place d’un tableau de prospection commerciale

Une campagne de prospection commerciale produit de nombreuses données concernant les actions à mettre en place, l’avancée de ces actions, les résultats obtenus, les coordonnées des prospects à convaincre, etc. Afin de ne pas s’y perdre au niveau de ces informations, il est conseillé de créer ce que l’on appelle un tableau de prospection commerciale. Il s’agit d’un outil qui permet de gagner en efficacité sur les actions de prospection.

Chez ReCom, nous utilisons également ce format de tableau afin de communiquer quotidiennement les résultats de nos actions à nos clients. Ce tableau de suivi de performance permet ainsi à chaque client d’avoir une vision claire et précise des résultats obtenus au niveau de sa campagne de prospection commerciale. 

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Tableau de prospection commerciale : fonctionnement et utilité

Un tableau de prospection commerciale représente un tableau comprenant les principales informations concernant la stratégie de prospection commerciale mise en place par une entreprise. Ce type de tableau est régulièrement utilisé pour une prospection BtoB afin que les commerciaux d’une entreprise aient une vue d’ensemble et actualisée de l’avancée des actions commerciales.

De plus, ce tableau permet de prioriser certaines actions afin de gagner en productivité et d’obtenir des résultats rapidement au regard des objectifs de rendez-vous commerciaux à réaliser dans un temps imparti ou en fonction des objectifs de chiffre d’affaires à atteindre.

Il s’agit donc du tableau de bord des méthodes de prospection commerciale mises en place, notamment en BtoB lorsque les contacts et les relances se multiplient auprès de prospects.

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Comment construire son propre tableau ? 

Les éléments indispensables à mettre en place dans un tableau de prospection commerciale sont :

• les informations clés concernant les prospects et les clients à contacter (entreprise, fonction, coordonnées, etc.)
• la source qui a permis d’obtenir le contact commercial (téléprospection, social selling, mailing…)
• le scoring du prospect (prospect chaud / prospect tiède / prospect froid)
• les éventuels commentaires ou demandes de service après-vente pour chaque prospect
• les prochaines actions commerciales à réaliser avec leur date de réalisation
• le taux de conversion client (Customer Conversion Rate)
• le coût par lead (CPL), notamment avec une stratégie d’achat de leads qualifiés 

D’autres éléments d’information peuvent être intégrés dans un tableau de prospection. Il s’agit ici uniquement d’une présentation des principales informations recueillies par les entreprises pour structurer leur prospection commerciale. 

Pour réaliser ce type de tableau, il est conseillé d’utiliser un logiciel performant. Un simple tableau Excel peut faire l’affaire. Cependant, ce logiciel peut rapidement présenter ses limites lorsque les données s’accumulent. De plus, un tableau Excel ne permet pas un échange sécurisé des données afin d’être en conformité avec les dispositions du règlement général sur la protection des données (RGPD). Par conséquent, il est conseillé d’intégrer le tableau de prospection dans un logiciel CRM (logiciel de gestion de la relation client).

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Comment ReCom utilise-t-il concrètement ce type de tableau ?

ReCom propose plusieurs offres de prospection commerciale pour le compte de ses clients. Afin d’être totalement transparents sur les actions menées et les résultats obtenus, les équipes de business developers et de chefs de projet réalisent des reportings quotidiens pour chaque client. 

Ces reportings contiennent les données qui figurent dans les tableaux de prospection commerciale. Il s’agit notamment :

• des métriques de suivi, c’est à dire les indicateurs concernant le nombre de mails envoyés et le nombre d’appels téléphoniques passés
• le taux de joignabilité concernant les prospects contactés
• le temps de communication établi pour chaque contact commercial
• le nombre de contacts aboutis
• le nombre de rendez-vous qualifiés obtenus

Ces informations sont communiquées et actualisées chaque jour pour chaque client. Pour cela, ReCom intègre ces tableaux de suivi de performance de la prospection commerciale dans un logiciel CRM. Les entreprises clientes peuvent ainsi être informées chaque jour et en temps réel des résultats obtenus. Les commerciaux des entreprises clientes peuvent ensuite utiliser les données de ces tableaux pour programmer et préparer leurs rendez-vous qualifiés.

Cet échange de données quotidien permet ainsi aux équipes de ReCom et aux équipes de commerciaux des entreprises clientes de travailler en synergie afin de fluidifier les échanges et d’augmenter l’efficacité commerciale. 

À la fin de la campagne de prospection commerciale, les équipes ReCom livrent un rapport de fin de campagne. Ce rapport contient toutes les informations utiles à intégrer dans un tableau de prospection commerciale telles que :

• le fichier de prospection contenant le scénario commercial utilisé, le routage des mails de prospection ainsi que les outils utilisés
• les contacts commerciaux avec leurs coordonnées
• les commentaires des équipes de ReCom concernant les actions menées pendant la prospection commerciale
• les actions commerciales conseillées par la suite par les équipes ReCom
• les relances à programmer
• etc.

Toutes ces informations peuvent être ensuite facilement intégrées dans le tableau de prospection commerciale de l’entreprise, grâce à une importation de ces données dans son logiciel CRM par exemple. Ainsi, les commerciaux de l’entreprise pourront continuer à bénéficier des actions mises en place par ReCom afin de convertir les contacts commerciaux acquis par ReCom en clients.