Comment demander un rendez-vous client par mail ?

Vous avez décidé de lancer votre prospection commerciale sur plusieurs champs de bataille et d’inclure le digital dans votre activité ? Grand bien vous fasse, l’importance de l’emailing en BtoB n’est plus à démontrer. Plus rapide que la traditionnelle lettre, plus personnalisable qu’une publicité, l’envoi d’un message professionnel à vos prospects occupe désormais une fonction principale dans les stratégies marketing. Présentation d’un produit ou d’une offre, invitation à un salon professionnel ou vente, le canal digital montre également des résultats parlants dans la prospection directe et la prise de rendez-vous. 

Soyez professionnel et envoyez votre premier mail de prospection en suivant nos conseils et en utilisant nos exemples de mails ! 

‍

Qu’est-ce qu’un rendez-vous commercial ? 

Un rendez-vous commercial est un entretien entre le représentant d’une entreprise (ex. : un commercial) et un client potentiel (un prospect) ou déjà acquis. L’objectif de ce rendez-vous pour le prospecteur est de vendre un produit ou un service. 

Il s’agit d’une étape clé du processus de vente. Le commercial peut présenter les produits ou services à vendre, répondre aux questions du client, fidéliser un client… 
‍

‍

Comment demander un rendez-vous client ?

Demander un rendez-vous client de manière professionnelle et efficace nécessite une approche réfléchie et bien préparée. Voici les principales étapes à suivre :

• identifiez le bon interlocuteur, grâce à LinkedIn par exemple ;
• choisissez le bon canal de communication, avec par exemple l’envoi d’un mail pour une première approche non intrusive ;
• rédigez un message clair et concis avec l’objectif du rendez-vous et pourquoi cela serait bénéfique pour le destinataire du mail ;
• personnalisez votre message (nom du prospect, présentation d’une offre personnalisée par rapport à ses besoins…). 
• proposez des options de disponibilité au destinataire de ce courrier.

En adaptant votre approche en fonction de chaque client, vous augmentez vos chances d’obtenir un rendez-vous client réussi.

Pourquoi préparer un rendez-vous commercial avant l’envoi d’un mail de prise de rendez-vous ?

De la préparation d’un rendez-vous commercial va dépendre le taux de ventes par rapport au nombre d’appels de prospection commerciale, et ceci pour les raisons suivantes :

• une meilleure connaissance du client à convaincre, avec par exemple le recueil de données concernant le prospect sur LinkedIn ;
• l’identification des objectifs de vente ;
• la rédaction d’un mail introductif du futur entretien avec le prospect.

La préparation d’un rendez-vous commercial permet ainsi de mieux comprendre le client, de structurer la présentation du produit ou du service à vendre et de montrer le professionnalisme de l’entreprise.

Comment solliciter un rdv par mail ? Nos conseils

”La rédaction d’un email de prospection prend autant de temps que son envoi : quelques secondes”. Erreur : un bon email marketing peut convertir vos prospects, consacrez-lui autant de temps que pour écrire une lettre manuscrite. Voici quelques conseils marketing à suivre à la lettre pour bien commencer votre prospection par mail :

• Envoyez un message à votre client, à son nom. Un message sur des adresses email de type contact@ a peu de chance d’être visualisé par la bonne personne.
• 10 à 15 lignes maximum, sur 5 phrases : vos informations seront claires et directes.
• L’orthographe et la syntaxe de vos mails seront irréprochables, il s’agit de votre image de professionnel et un service rendu à votre client.
• L’objet de votre email sera percutant, avec 5 ou 6 mots-clés, pour attirer l’attention de vos clients endormis.
• Personnalisez votre premier message d’accroche, cette phrase détermine la suite et la réponse à ce courrier.
• La présentation de l’activité de votre entreprise et de votre service sera également succincte pour garder l’attention des clients.
• Clôturez vos mails avec un call-to-action bien placé  : lien cliquable ou choix entre deux créneaux horaires, par exemple.
• Personnalisez votre signature : au-delà de l’identification de votre personne, elle rassemble vos informations pour le client.
• Mettez en avant le besoin du client et montrez-lui que vous vous intéressez à son actualité.
• Avant un envoi massif à vos clients, testez vos mails sur un échantillon.
• Utilisez un outil de tracking pour pouvoir étudier le comportement de vos prospects. Vous aurez la date et l’heure d’ouverture. Vous pourrez prioriser les interventions auprès de vos clients.

Comment solliciter un entretien par mail ? Exemples d’un mail de prise de rendez-vous

Suite à un entretien téléphonique

Vous avez eu votre prospect au téléphone, mais celui-ci est encore hésitant pour une prise de rendez-vous ? Envoyez-lui la plaquette de présentation de votre entreprise, avec les informations nécessaires pour que cela aboutisse à une réponse. Voici un premier modèle de prospection commerciale :
‍

” Bonjour [Civilité et nom du prospect],

Comme convenu, je vous recontacte suite à notre entretien téléphonique.

Voici le document présentant nos services et nos offres en termes de [Nom de l’offre] : [Nom de la documentation]

Je vous laisse parcourir ce document et vous propose de contacter [Civilité et nom du commercial] afin d’échanger plus longuement sur l’offre qui serait la plus adaptée à vos besoins et objectifs : soit en fixant un rendez-vous téléphonique directement dans son agenda [lien agenda], soit en le contactant au [Numéro de téléphone].

Vous pourrez ainsi discuter plus en profondeur et il vous apportera toutes les informations nécessaires.

Je vous souhaite une excellente journée.

Bien cordialement,

[Votre signature] “

Suite à une programmation de rendez-vous par téléphone

La qualité de votre prospection a convaincu votre client : vous avez décroché un rendez-vous dès l’entretien et il ne vous reste plus qu’à envoyer un mail de confirmation qui reprend les informations pour votre prospect. Voilà notre deuxième modèle :

“Bonjour [Civilité et nom du prospect],

Suite à notre entretien téléphonique de ce jour, je vous confirme votre rendez-vous avec [Civilité et nom du commercial] le [Date] à [Heure] à [Adresse].

Voici ses coordonnées :

[Nom et prénom]

[Adresse email]

[Téléphone]

Je me tiens disponible pour toute information.

Vous souhaitant une agréable journée,

[Votre signature] “