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Planning de prospection commerciale : étapes et exemples à télécharger
Réaliser un planning de prospection commerciale permet d’avoir un carnet de route avec les différentes actions commerciales à mener. Ce carnet de route offre ainsi la possibilité à chaque commercial de programmer leur planning de prospection à titre individuel et de voir l’avancée en temps réel de la campagne de prospection commerciale à l’échelle de l’entreprise.
Pour cela, différentes étapes d’identification et de programmation des tâches à réaliser sont nécessaires afin d’obtenir un planning commercial avec des objectifs de vente atteignables. Pour vous aider dans l’élaboration de votre planning de prospection commerciale, voici les principales étapes à respecter ainsi que 2 exemples types de planning…
Qu’est-ce que la prospection commerciale et à quoi sert-elle ?
La prospection commerciale représente l’ensemble des actions commerciales d’une stratégie marketing ayant pour objectif d’acquérir de nouveaux clients et de fidéliser les clients le cas échéant. Pour cela, une entreprise peut utiliser différents canaux de communication afin d’attirer et de convertir des prospects (potentiel client) en clients.
De plus, les actions marketing mises en place ainsi que le contenu des scripts et messages envoyés aux prospects vont dépendre de l’offre de produits ou de services commercialisée par les entreprises.
Ainsi, chaque prospection commerciale doit idéalement être personnalisée selon l’offre commercialisée d’une entreprise, son image marketing et ses objectifs de vente.
Pour cela, les équipes en charge de la prospection commerciale d’une entreprise peuvent s’appuyer sur un plan de prospection commerciale préalablement établi. Le planning de prospection commerciale quant à lui présente tout son intérêt pour une mise en œuvre sans impair du plan de prospection.
Différence entre planning et plan de prospection commerciale
Au sein des équipes marketing et des commerciaux d’une entreprise, il est généralement fait référence à l’exécution du plan de prospection commerciale. La notion de planning de prospection commerciale y est moins présente. Pourtant, sans vraiment mettre l’accent sur ce document, les commerciaux et responsables marketing établissent et respectent de facto un planning de stratégie marketing.
Mais quelle est la différence entre planning et plan de prospection commerciale ? Cette question est loin d’être anodine pour organiser efficacement une prospection commerciale.
La définition du plan de prospection commerciale est la suivante : un document qui centralise toutes les actions à mener lors d’une campagne de prospection commerciale, que ce soit en BtoB ou en BtoC. Ce document de stratégie marketing s’attarde notamment sur plusieurs détails, tels que :
- la description précise et complète des actions à mener ;
- les personnes en charge de l’exécution de ces actions ;
- le délai imparti pour les exécuter ;
- les moyens mis à disposition pour chacune de ces actions (moyens publicitaires, moyens matériels comme la mise à disposition d’un véhicule de service pour la prospection sur le terrain, moyens numériques avec la création de comptes sur les réseaux sociaux…) ;
- les objectifs à atteindre pour chaque action ;
- etc.
De plus, le plan de prospection mis en place devra également comprendre des informations essentielles à l’exécution de chacune de ces tâches, comme la brochure d’information concernant les produits ou services à mettre en avant.
Il s’agit donc d’un document central dans la réussite d’une stratégie marketing et dans l’optimisation du tunnel de vente.
Le planning, quant à lui, se rattache davantage à une notion de temps. Il est étroitement lié au plan de prospection commerciale. Ce dernier permet de fixer chaque action à réaliser dans le temps, avec un délai ou une date précise d’exécution à respecter. Pour cela, un agenda partagé représente un outil indispensable pour l’équipe de commerciaux en charge de l’exécution du plan de prospection.
Tout comme pour le plan de prospection, l’élaboration du planning de prospection nécessite de procéder par étapes. Il ne s’agit pas seulement ici de fixer un rendez-vous téléphonique avec un prospect ou un client afin de finaliser une vente. Le planning comprend des tâches de différentes natures qui doivent être exécutées dans un ordre précis et cohérent.
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Les étapes pour construire un planning de prospection commerciale efficace
Pour vous aider dans la planification de votre prospection commerciale, voici les principales étapes à respecter.
Étape 1 : finaliser le plan de prospection
Comme dit précédemment, le planning mis en place découle du plan de prospection.
Par conséquent, la première étape consiste à finaliser le plan de prospection afin d’avoir à disposition toutes les informations nécessaires pour ensuite réaliser le planning.
Étape 2 : recenser les personnes qui interviendront durant la campagne de prospection commerciale
La deuxième étape consiste à faire le point sur les personnes pouvant être mobilisées lors de la campagne de prospection.
En effet, les tâches réparties dans le planning commercial vont également dépendre du nombre de personnes pouvant les exécuter.
De plus, le listage de ces personnes devra également comprendre les compétences et la qualification de chacun. L’objectif ici est d’avoir une parfaite connaissance de ses ressources humaines pouvant figurer sur le planning.
Étape 3 : lister les canaux de communication qui vont être utilisés
Faire une liste des canaux de communication qui vont être utilisés pendant la prospection commerciale permet d’effectuer un premier tri sur la nature des actions commerciales à mener.
Les équipes en charge de la prospection commerciale pourront s’appuyer sur le plan de prospection commerciale afin de lister les canaux de communication à utiliser selon la cible de clients.
Par exemple, il peut s’agir :
- des réseaux sociaux avec le social selling, afin de toucher une cible de clients connectés ;
- d’une campagne d’e-mailing qui permet de contacter directement des prospects par le biais d’un mode de communication moins intrusif que le téléphone ;
- le téléphone pour les leads chauds qui présentent un profil de potentiel client…
Pour optimiser sa prospection commerciale BtoB, n’hésitez pas à contacter nos équipes ReCom. Vous pouvez également consulter notre article présentant 4 méthodes de prospection commerciale.
Étape 4 : répartir les différentes tâches à réaliser au sein de l’équipe
Une fois la liste des équipes réalisée, vient le moment de répartir chaque tâche selon les compétences et les qualifications de chacune et de chacun.
En effet, une prospection commerciale comprend plusieurs actions commerciales et marketing de différentes natures. Ainsi, un commercial expert dans la prospection sur le terrain pourra éprouver davantage de difficultés à prospecter sur les réseaux sociaux par exemple, et vice versa.
À ce stade, il est important de communiquer avec ses équipes afin de permettre à chacun d’exprimer pleinement tout son potentiel dans une action commerciale qu’il maîtrise.
Étape 5 : faire un bilan sur les objectifs
Les équipes de commerciaux doivent également pouvoir consulter à tout moment leurs objectifs de vente.
Faire un bilan concis des objectifs commerciaux permet ainsi de prioriser certaines actions à forte valeur ajoutée dans le planning, pour une campagne de prospection commerciale efficace.
Étape 6 : établir un délai d’exécution
Tout l’intérêt d’un planning est de gagner en efficacité. Pour cela, le planning permet de délimiter dans le temps les actions à mener. Sans cela, une campagne de prospection commerciale risque de s’éterniser et de perdre en efficacité.
Un rythme régulier doit ainsi être tenu dans l’exécution des actions de prospection, afin de garder une dynamique au sein des équipes, mais également auprès de chaque client et prospect.
Pour cela, chaque action doit se voir attribuer un délai d’exécution qui aboutira par la suite à une date limite d’exécution sur le planning.
Étape 7 : choisir des outils performants pour réaliser le planning
Cette avant-dernière étape permet d’éviter tout écueil dans la réalisation du planning final. Un planning de prospection commerciale concerne plusieurs personnes et contient différentes tâches à réaliser.
De ce fait, l’utilisation d’un outil numérique, tel qu’un agenda partagé et sécurisé sur le CRM de l’entreprise couplé au fichier clients par exemple, permet d’intégrer toutes les informations nécessaires et de les assigner à chaque commercial.
Étape 8 : assigner une date limite d’exécution à chaque action selon la disponibilité des équipes et les objectifs de vente
Cette dernière étape consiste à finaliser le planning commercial, en attribuant une date d’exécution à chacune des tâches à réaliser.
L’utilisation d’un agenda est ici indispensable. L’idéal est d’utiliser un agenda en ligne partagé qui permettra à chaque commercial d’avoir un visuel d’ensemble des tâches exécutées au jour le jour au sein de l’équipe, afin notamment de pouvoir se concerter facilement en cas d’imprévus.
2 exemples de planning de prospection commerciale
Pour vous aider à comprendre comment se construit un planning commercial, voici 2 exemples : un à la journée et l’autre au mois.
Exemple n° 1 : planning de prospection à la journée
Cet exemple de planning de prospection correspond à la phase d’exécution d’un plan de prospection commerciale durant une journée type.
Exemple n° 2 : planning de prospection au mois
Cet exemple de planning correspond à l’élaboration, à l’exécution et au bilan d’une campagne de prospection commerciale.
Le planning de prospection commerciale représente ainsi un document tout aussi important que le plan de prospection. Les équipes ont des deadlines à respecter, ce qui permet de gagner en efficacité afin d’atteindre ses objectifs commerciaux dans les délais impartis.